什么时候用流程呢？当完成一件事情要经历多个环节，而且每个环节需要独立的权限（比如某些人只能看到或操作一部分内容），有时还要有先后顺序要求，或者必须经历审批环节。就要用流程了！

如果仅仅需要多个步骤，权限不需要独立，则不一定要用流程，直接利用表单库加视图切换会更方便！比如一张报销单必须经过领导审批后才能到财务报销，但因为报销内容大家都可以看，就不必用流程。又比如，像进货/退货本来就可以一个人完成的功能，虽然建议做成两个视图，但不要分成两个功能，只要在一个界面切换完成即可。

流程的一个不方便之处是，必须先建立项目才会有相应的功能。一个改良的方法是新建项目时立即打开第一个功能。注意：千万不要把和流程无关的功能强按在流程里（比如把产品维护和客户维护放在业务管理的流程中是很不合理的。）虽然可以完成功能，但操作非常不方便，空间浪费很大。建议做成独立表单库！！

流程的最大应用在政府机关，比如一个项目的审批或立项，它需要很多的环节，而且权限是独立的，程序是有先后的，于是必须用流程。下面是一个招投标项目的典型流程。